Pengertian Surat : Fungsi, Tujuan dan Macam Jenis Surat

Pengertian Surat yang mesti kalian ketahui. Ada banyak jenis surat yang biasa digunakan oleh Instansi Pemerintah maupun pihak swasta dalam mengurus urusan Administrasi. Dalam kesempatan ini saya akan mencoba untuk menguraikan pengertian Surat, juga fungsi serta tujuan dan jenis surat. Untuk itu silahkan Anda simak penjelasannya berikut ini.


Pengertian Surat




Pengertian Surat


Surat adalah sebuah sarana komunikasi dalam bentuk tertulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau suatu pesan kepada pihak lain yang mana mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk hal tertentu. Dengan demikian fungsi surat adalah membawa informasi, pertnyataan, atau pesan yang mana diharapkan dengan adanya informasi itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh si penulis surat.

Apabila kita tinjau dari sifatnya, surat adalah salah satu jenis karangan paparan, sebab dalam penulisannya, pihak pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, dan menjelaskan apa yang dipikirkannya serta hal-hal yang dirasakannya melalui surat. 


Berbeda halnya jika hal ini ditinjau dari wujud penuturannya, jadi, surat merupakan percakapan dalam bentuk tertulis, dari seseorang kepada orang lainnya, dari seseorang kepada pihak lembaga, dari lembaga kepada seseorang, ataupun dari lembaga ke lembaga yang lainnya.


Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lainnya. Adapun untuk Informasi yang disampaikan itu dapat berupa suatu pemberitahuan, sebuah peryataan, perintah, permintaan, atau laporan. Adapun untuk hubungan yang terjadi di antara pihak-pihak ini disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lainnya, surat-menyurat ini merupakan bentuk dari salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.



Tujuan Menulis Surat


Seseorang yang memiliki banyak kegiatan tentunya pasti mempunyai suatu tujuan untuk kepentingan dirinya sendiri ataupun untuk kepentingan bersama atau kelompok. Begitu juga dalam hal melakukan kegiatan menulis surat, seorang penulis surat pastinya mempunyai suatu tujuan yang ingin disampaikan. Jadi untuk memperjelasnya di sini akan saya uraikan tujuan dari orang menulis surat seperti berikut ini :
  1. Menyampaikan sebuah informasi.
  2. Menyampaikan akan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati si penulis.
  3. Mempercepat orang tersebut dalam cara berkomunikasi.
  4. Untuk Menghemat, baik itu waktu, biaya maupun tenaga.

Fungsi Surat


Semakin canggih perkembangan teknologi dijaman ini terutama alat atau media komunikasi yang dibuat manusia, membuat jalannya komunikasi lebih mudah dan efesien, karena tidak lagi harus bertatapan langsung di suatu tempat namun sekarang kita bisa menggunakan telepon, sosial media, sms, wa, ig, facebook, telegram dan sebagainya. Namun untuk kedudukannya surat dalam bentuk tertulis masih mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia komunikasi terutama surat dinas atau surat resmi. Tentunya kalau dibuat dalam bentuk surat, ini akan lebih bebas dalam menyampaikan informasi yang tidak dibatasi waktu atau panjang pendeknya suatu informasi yang ingin disampaikan. Sementara untuk surat yang sifatnya rahasia pun akan lebih terjamin keamanannya.


Dari fungsi surat tersebut maka dapat disimpukan sebagai berikut:

  1. Sebagai alat penghubung antara satu orang dengan yang lainnya secara tertulis.
  2. Sebagai bukti adanya hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum.
  3. Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
  4. Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
  5. Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
  6. Sebagai media dalam berkomunikasi.
  7. Sebagai alat pengingat kita, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti arsip surat.
  8. Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
  9. Sebagai bahan dokumentasi.


Jenis-Jenis Surat


Dibawah ini terdapat beberapa jenis-jenis surat, di antaranya:


1. Berdasarkan Sifat Surat


Berdasarkan dalam sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :



  • Surat Pribadi


Perlu kalian ketahui bahwa surat pribadi adalah surat-surat yang sifatnya kekeluargaan, jadi surat pribadi ini adalah surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik itu tentang kesehatan, ataupun keuangan keluarga dan sebagainya.



  • Untuk Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

Untuk surat pribadi yang sifatnya resmi, adalah surat yang biasanya atas nama pribadi dimana surat tersebut akan dikirim ke organisasi-organisasi resmi, contohnya seperti halnya pada surat lamaran pekerjaan dan surat izin tidak masuk kerja.

Adapun untuk surat pribadi ini bersifat tidak resmi, jadi surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan atau kekerabatan, seperti halnya : surat kepada orang tua, kakak, teman, pacar dll.



  • Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi juga disebut dengan surat setengah resmi. Surat dinas pribadi ini adalah surat-surat yang akan dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada suatu instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.


  • Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga dengan surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang biasa dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau kepada langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.


  • Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.


  • Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
  1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
  4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
  5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Format surat tertentu

2. Berdasarkan Wujud Surat


Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :


Surat Yang menggunakan Kartu Pos


Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.


Warkat Pos


Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.


Surat Bersampul


Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.


Surat Terbuka dan Surat Tertutup


Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.


Memorandum dan Nota


Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.


Telegram


Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.


Surat Biasa


Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.


3. Berdasarkan Tata Aliran Surat


Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:


  1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
  2. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
  3. Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

4. Berdasarkan Keamanan Isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:


Surat Sangat Rahasia


Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.


Surat Rahasia


Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.


Surat konfidensial


Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.


5. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya


Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:


Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

Surat Segera


Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.


Surat Biasa


Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.


6. Berdasarkan Dinas Pos


Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :


Surat Biasa

 Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

Surat Kilat


Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.


Surat Kilat Khusus


 Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima.


Surat tercatat


Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.


7. Berdasarkan Cara Pengirimannya

  1. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.
  2. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.
  3. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
  4. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.
  5. Syarat-Syarat Surat yang Baik
  6. Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut

1. Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.


Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

2. Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.


Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu :


penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan

pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

3. Ketiga, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.


Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:


memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;

memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu;
mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan
hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Bentuk-Bentuk Surat
Berikut ini terdapat beberapa bentuk-bentuk surat, antara lain:

Bentuk Setengah Lurus


Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan dan setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan lainnya berjarak 1 spasi.


Bentuk Lurus


Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup.


Bentuk Lekuk dan Gerigi


Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.


Bentuk Resmi Indonesia Lama


Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan dibawah tanggal surat.


Bentuk Resmi Indonesia Baru


Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.


Bagian-Bagian Surat


Berikut ini terdapat beberapa bagian-bagian surat, antara lain:


a. Kepala Surat


Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile atau e-mail.


b. Tempat dan Tanggal Surat


Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi. Contoh : Bandung, 1 Januari 2016.


c. Nomor Surat


Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun. Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan.


Contoh :


Nomor : 111/OSIS.KS/III/2015


d. Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

Contoh :


Lampiran : satu berkas.

Lampiran : tiga lembar.
e. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat
Contoh :

Hal : Undangan Rapat Karang Taruna


f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.

1. Alamat Luar, adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.


Contoh :

Kepada
Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis

2. Alamat Dalam, Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.


Contoh:


Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis

Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis

g. Salam Pembuka


Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.


Contoh : Dengan hormat,


h. Isi Surat


Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya.

Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.

1. Alinea Pembuka


Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.


Contoh:


a) Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .

b) Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .

2. Alinea Isi


Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.


3. Alinea Penutup


Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.


Contoh:


Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
i. Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.

j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.

Contoh :


Ketua OSIS,


REPORT THIS AD

Ttd.

Dwi Ratna P


k. Tembusan


Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.


Contoh :


Tembusan :


Kepala SMAN 3 Ciamis

Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis
Demikian Pembahasan Tentang Pengertian Surat, Tujuan, Fungsi, Jenis, Syarat, Bentuk & Bagian dari Pendidikanmu
Semoga Bermanfaat Bagi Para Pembaca :)

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel

close